Las doce fórmulas que hacen el trabajo

Mucha gente cree que dominar Excel es saber fórmulas complicadas. Al contrario: la oficina real se resuelve con un puñado de funciones simples usadas con criterio. Este objeto no recorre todo Excel: enseña las que se ocupan cada semana, con tres casos de la vida de Verónica.\n\nEl primero, y el más preguntado: cruzar información entre hojas. Verónica tiene una lista de ventas con el código del producto, y un catálogo aparte con el precio. Buscar el precio a mano, renglón por renglón, es lento y con errores de dedo. Para eso está BUSCARV: «busca este valor en la primera columna de este rango y tráeme lo que haya en la columna tal». Sigue vivita y coleando. Su relevo moderno, BUSCARX, hace lo mismo pero sin las trampas viejas: no se rompe si insertas columnas, busca en cualquier dirección y maneja mejor el «no lo encontró». Si tu Excel es reciente, aprende BUSCARX; si compartes archivos con versiones viejas, BUSCARV sigue siendo el idioma común.\n\nLa lección de fondo: cuando te sorprendas haciendo algo a mano dos veces, casi siempre hay una fórmula que lo hace por ti.

El segundo caso de Verónica: la cartera vencida. Tiene una columna con la fecha de vencimiento de cada factura y quiere saber cuántos días lleva cada una sin cobrar y qué facturas están al corriente. Eso es pura aritmética de fechas: restar la fecha de hoy al vencimiento da los días de atraso; un SI convierte ese número en «Vencida» o «Al corriente». Y con SUMAR.SI suma, en una celda, el total de lo vencido sin contar a mano. De la nada, una hoja que era un listado mudo se vuelve un semáforo de cobranza.\n\nEl tercer caso: el ranking de vendedores. Quiere saber cuánto vendió cada uno este mes. No es una búsqueda: es un agregado con criterio. SUMAR.SI le dice a Excel «suma la columna de importes solo donde la columna de vendedor sea fulano». Repites la fórmula para cada nombre y ya tienes el ranking. Y si quieres cortar por dos condiciones —ventas del norte, de tal producto, en tal mes—, SUMAR.SI.CONJUNTO lo hace. Estas funciones son el puente hacia el siguiente objeto: la tabla dinámica hace lo mismo pero sin escribir fórmula por fórmula.

Dos advertencias para que las fórmulas no te traicionen. Una: los errores de búsqueda silenciosa. Un BUSCARV mal configurado (búsqueda aproximada en datos que no están ordenados, o un espacio de más que hace que «Ana » no iguale a «Ana») puede devolver un precio equivocado con toda la calma, y ni te enteras. Por eso se arrastra la base limpia del objeto anterior y, al final, se revisan las llaves. BUSCARX y SI.ERROR ayudan a que un «no encontrado» se vea, no que se disfrace de cero.\n\nLa otra: no heroizar la fórmula. Una fórmula larguísima que hace cinco cosas anida errores y nadie más la entiende. Si una celda se volvió un acertijo, mejor partirla en columnas de apoyo con nombre claro: un paso por columna, y el resultado al final. La meta no es la fórmula más impresionante; es la hoja en la que cualquier persona del equipo entiende qué se calculó y confía en el número. Y cuando necesites responder preguntas rápidas sobre muchos datos sin escribir fórmulas, ahí entra la herramienta del siguiente objeto: la tabla dinámica.

Cuando te sorprendas haciendo algo a mano por segunda vez, casi siempre hay una fórmula que ya lo sabía hacer.

Para dominar este tema

Lo esencial que debes saber

• Un puñado de fórmulas simples resuelve el noventa por ciento de la oficina.
• BUSCARV/BUSCARX cruzan datos entre hojas; se fijan con candado.
• SUMAR.SI y CONTAR.SI agregan por categoría sin contar a mano.
• Las fechas y SI convierten un listado en un semáforo de cobranza.

Cómo elegir la fórmula correcta

1. Describe en lenguaje llano qué necesitas («busco X, quiero Y»).
2. Elige la familia: buscar, sumar con criterio o fechas.
3. Arma la fórmula sobre la base limpia del objeto anterior.
4. Revísala contra un caso a mano y parte las fórmulas-laberinto.

Errores que cuestan confianza

• Confiar en un BUSCARV cuya llave no coincide al carácter.
• Esconder cinco cálculos en una sola fórmula interminable.
• No fijar el rango de búsqueda y que se rompa al arrastrar.

Siguiente: Tablas dinámicas: la entrevista de trabajo que Excel te hace a ti — las mismas preguntas de «cuánto vendió cada quien» que resolviste con SUMAR.SI, ahora contestadas en cinco segundos sobre cuarenta mil filas.