Dónde sí paga automatizar
Casi todo proceso podría automatizarse; muy pocos valen la pena. Para no gastar esfuerzo en un juguete, evalúa cada proceso con cuatro lentes. Los ganadores suelen ser aburridos y obvios: algo que alguien hace muchas veces, tarde y equivocándose a veces.
Un truco para encontrarlos: pregúntale al equipo '¿qué haces igualito todos los días y te cansa?'. Ahí casi siempre hay minas.
- ¿Automatizo este proceso?
- Frecuencia
- ¿Cuántas veces por semana?
- Duración
- ¿Cuánto tarda cada vez?
- Error
- ¿Se equivoca a menudo?
- Reglas
- ¿Hay criterio claro o es juicio?
- Frecuencia
Debes priorizar automatizaciones para una ferretería. ¿Cuál proceso tiene mejor retorno esperado?
¿Qué tan seguro estás de tu respuesta?
Cómo mapear los procesos de una empresa
1. Enlista por área
Ventas, compras, administración, soporte, operaciones, RR. HH. Sin juzgar todavía, solo lista lo que la gente hace.2. Mide las repeticiones
A cada uno ponle un número: ¿cuántas veces por semana pasa? ¿cuánto tarda? ¿cuántas personas lo hacen?3. Marca los que se equivocan
Aun con práctica, el error humano frecuente (capturas, copiar-pegar) es señal clarísima.4. Descarta los de juicio
Si requiere tacto, ética o contexto personal, probablemente NO es para automatizar.5. Ordena por retorno
Frecuencia × tiempo × error. Arriba van tus primeras dos o tres automatizaciones.
Paso 1 de 5
Un proceso es altísimo en frecuencia y tiempo, pero cada caso requiere negociar con un cliente enojado. ¿Qué haces?
El mejor primer candidato a automatizar es el proceso más nuevo y emocionante de la empresa.
De una empresa que conozcas, toma dos procesos y asígnales un número a ojo en cada lente: frecuencia (por semana), tiempo (minutos por vez) y errores. ¿Cuál de los dos gana para automatizar primero y por qué?
Si un proceso pasa 2 veces al mes, aunque sea molesto, casi nunca es prioridad.
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Siguiente paso: Proyecto — dibujarás el mapa de automatización completo de una empresa: qué proceso va en qué herramienta y por dónde empezar.
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